La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales verifica si una empresa liquidó sus aportes a seguridad social y parafiscales sobre la base correcta. No revisa un mes: revisa los periodos no prescritos. Por eso un criterio equivocado aplicado de forma sistemática no produce un ajuste, produce una deuda con intereses y sanción por inexactitud sobre todos esos periodos.
1. Pagos no salariales que sí lo son
Es el hallazgo más frecuente. Bonificaciones, auxilios y beneficios pactados como «no constitutivos de salario» sin que cumplan los requisitos para serlo.
El acuerdo entre las partes no basta. El pago debe tener una naturaleza que justifique la exclusión: si retribuye directamente el servicio prestado, es salario, se llame como se llame en la nómina. Un auxilio mensual fijo, pagado a todos los cargos de un mismo nivel y sin condición de destinación, es salario aunque el contrato diga lo contrario.
Cómo se detecta en casa: revise los conceptos no salariales de su nómina uno por uno y pregúntese si podría explicarle a un tercero por qué ese pago no retribuye el trabajo. Si la explicación es «porque así lo pactamos», el concepto está expuesto.
2. El límite del 40 %
Cuando los pagos no constitutivos de salario superan el 40 % del total de la remuneración, el exceso entra en la base de cotización. Es una regla aritmética, no interpretativa, y aun así es de las que más se incumplen.
La razón es que casi nadie la verifica mes a mes. Se calcula una vez al diseñar el esquema salarial y se olvida. Basta con una bonificación extraordinaria o una variación en las comisiones para que un cargo cruce el límite sin que nadie lo note.
Cómo se detecta en casa: agregue una columna de control en la liquidación mensual que calcule el porcentaje no salarial por cada empleado y marque los que superen el 40 %. Es un cambio de media hora en la hoja de cálculo que evita años de exposición.
3. Contratistas que trabajan como empleados
Prestación de servicios con horario, subordinación, herramientas de la empresa y exclusividad. La realidad prima sobre la forma del contrato, y la recalificación es retroactiva: aportes, prestaciones sociales e intereses de todo el periodo revisado.
El riesgo crece en dos situaciones muy comunes: el contratista que lleva años facturando el mismo valor todos los meses, y el que aparece en el organigrama o tiene correo corporativo con cargo.
Cómo se detecta en casa: liste los contratistas con más de doce meses de relación continua y factura de monto constante. Ese es el grupo que primero mira un fiscalizador.
4. Base de cotización de los independientes
El contratante tiene deberes de verificación sobre la afiliación y la base de cotización de sus contratistas. No basta con pedir la planilla: hay que comprobar que la base corresponda al valor del contrato en los términos que fija la norma.
Muchas empresas archivan la planilla sin leerla. Si el contratista cotizó sobre el mínimo mientras facturaba varias veces esa cifra, la diferencia puede terminar reclamándose a la empresa contratante.
5. Salario integral mal liquidado
El salario integral exige un mínimo legal y un factor prestacional definido. Liquidarlo por debajo de ese mínimo, o cotizar sobre una base distinta a la que corresponde, es uno de los hallazgos más costosos, porque afecta precisamente a los salarios más altos de la compañía.
El error típico aparece cuando el salario mínimo legal sube en enero y el salario integral pactado queda por debajo del nuevo mínimo exigido, sin que nadie revise los contratos vigentes.
6. Comisiones y variables fuera de la base
Las comisiones son salario. Excluirlas de la base de prestaciones sociales y de aportes produce una diferencia que crece con las ventas, es decir, que crece justo cuando la empresa va bien.
Lo mismo aplica a los recargos, las horas extra y los pagos por cumplimiento de metas que no cumplen los requisitos para ser no salariales.
7. Novedades reportadas fuera de tiempo
Ingresos, retiros, incapacidades, licencias y cambios de IBC reportados tarde o no reportados. Cada omisión tiene consecuencia propia, y las incapacidades mal reportadas además impiden el recobro ante la EPS, que es dinero que la empresa deja de recuperar.
Cómo corregir antes de que llegue el requerimiento
La corrección voluntaria, antes de que exista un acto administrativo en firme, reduce de forma sustancial el costo total frente a la corrección posterior a un requerimiento. El procedimiento razonable:
- Cuantificar. Revisar los periodos no prescritos concepto por concepto y calcular la diferencia por año. Sin el número, cualquier decisión es a ciegas.
- Separar error de criterio. Un error de liquidación se corrige. Un criterio discutible se documenta y se defiende. No se tratan igual.
- Corregir hacia adelante primero. Ajustar el criterio desde el mes siguiente detiene la acumulación de exposición mientras se decide qué hacer con el pasado.
- Evaluar el pasado. Según el monto, el riesgo y la capacidad de caja, definir si se corrigen los periodos anteriores y en qué orden.
- Dejar constancia. Documentar las decisiones y su fundamento. Es lo que se presenta el día que llegue la pregunta.
Si ya recibió el requerimiento. Los términos son cortos y la respuesta exige reconstruir la nómina del periodo cuestionado. Lo primero es identificar qué término corre exactamente: dejarlo vencer cierra puertas procesales que después no se recuperan.
Si quiere dimensionar su exposición antes de que alguien la dimensione por usted, una revisión de los periodos no prescritos permite dimensionar el monto expuesto por concepto y por año, con la acción correctiva de cada punto. Podemos plantearle el alcance.
